PEP–Wiersma – Psychologische Expertise, Psychotherapie & Dyslexiezorg
- samenwerken aan beter -

Uitgangspunt
PEP-Wiersma stelt hoge eisen aan de kwaliteit van haar dienstverlening. Dit privacyreglement is opgesteld vanuit kwaliteitsnormen, ontwikkeld door de Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ), die als doel hebben zichtbaar te maken dat de organisatie intern de zaken goed op orde heeft, dat de cliënt altijd centraal staat en dat de organisatie voortdurend en systematisch werkt aan verbetering van het aanbod. Daarnaast houden wij ons aan de wettelijke regels die door de overheid zijn opgesteld rond de uitoefening van ons beroep.
Op 01-12-2016 ontvingen wij het DEKRA-certificaat (nr. 2197216), geldig tot 01-12-2019, dat verklaart: 'Het managementsysteem van PEP-Wiersma, Brinkenhalte 20, 7812 HX  Emmen en de toepassing daarvan voldoet aan de eisen zoals neergelegd in de HKZ-norm: HKZ-certificatieschema Kleine Organisaties, versie 2010 voor het toepassingsgebied: Het bieden van psychologische expertise, psychotherapie en dyslexiezorg aan kinderen, jeugdigen en volwassenen.'

Registratie van gegevens
Iedere organisatie is verplicht om correct met uw gegevens om te gaan. PEP-Wiersma registreert alleen gegevens die van belang zijn voor een goed verloop van het behandelingsproces en ten behoeve van de financiële administratie, conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens is aangemeld bij de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens onder nummer: m1485334. Dit betekent dat uw gegevens niet toegankelijk zijn voor buitenstaanders.

Geheimhouding
De psycholoog is verplicht tot geheimhouding. Alle gegevens over de cliënt worden vertrouwelijk behandeld. Als echter door derden opdracht gegeven is om een rapport te maken, is de cliënt niet vanzelfsprekend de enige die de gegevens over de cliënt te zien krijgt. Het rapport gaat naar de opdrachtgever, tenzij de cliënt hiertegen zelf bezwaar maakt. Een rapport mag alleen worden gegeven aan de instantie die de opdracht heeft gegeven, niet aan anderen. Er kunnen nog andere uitzonderingen zijn op de plicht tot geheimhouding, bijvoorbeeld bij een beslissing door de rechter.

Dossier
In uw dossier noteren wij gegevens van u en uw gezinsleden voor zover nodig voor een goed verloop van het hulpverleningsproces. Dit betreffen onderzoeksgegevens en bij hulpverlening ook gegevens over het verloop van de behandeling. Wanneer u niet meer bij ons komt sluiten wij het dossier af. Zowel bij aanmelding als na afsluiten van de behandeling wordt de huisarts of verwijzer in principe op de hoogte gesteld, tenzij u hier schriftelijk bezwaar tegen maakt. PEP-Wiersma maakt gebruik van een Elektronisch Patiënten Dossier. Na afsluiting van het dossier zijn wij wettelijk verplicht dit vijftien jaar te bewaren en daarna te vernietigen. U kunt ons schriftelijk verzoeken het dossier eerder te vernietigen. Op deze regel zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer het dossier in opdracht van de rechter tot stand is gekomen.

Gegevensverstrekking
De psycholoog mag in het algemeen alleen gegevens uit het dossier doorgeven aan anderen als de cliënt daarvoor van te voren schriftelijk toestemming heeft gegeven. Voor het doorgeven van gegevens aan bijvoorbeeld de huisarts is uw toestemming nodig. Gaat het echter om het doorgeven van gegevens binnen een team van behandelaars dan is daarvoor geen afzonderlijke toestemming van de cliënt nodig. Ook voor het sturen van een rapport aan de opdrachtgever is geen afzonderlijke toestemming nodig.
PEP-Wiersma stelt jaarlijks algemene geanonimiseerde gegevens ter beschikking aan landelijke en regionale koepelorganisaties ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek, registraties en jaarverslagen.

Recht op inzage en verbetering
U hebt het recht uw dossier in te zien indien u dat wenst. Voor een enkel gegeven kan dit tijdens een consult op verzoek aan uw therapeut. Voor inzage van meer gegevens of afgesloten dossiers kunt u een aparte afspraak maken (tegen de normale consultkosten) met uw therapeut of een van onze medewerkers. U hebt recht op wijziging van uw persoonsgegevens indien ze niet juist, onvolledig of niet nodig zijn voor het doel van de registratie. U kunt tegen een onkostenvergoeding ook een kopie ontvangen van uw dossier. In geval van een psychologisch rapport dat is aangevraagd door een externe opdrachtgever heeft u het recht dit te lezen voordat het naar de opdrachtgever wordt verstuurd. Wij zullen u altijd een adviesgesprek aanbieden waarin de rapportage met u wordt besproken. U hebt het recht feiten die niet kloppen in het rapport te verbeteren. U hebt het recht te verbieden dat het rapport naar de opdrachtgever gaat. Dit geldt niet bij een onderzoek waarbij de psycholoog door de wet verplicht is te rapporteren. U hebt altijd recht op een kopie van het rapport dat naar de opdrachtgever gaat.

Toestemming
Wij vragen uw toestemming door middel van verzending van het aanmeldingsformulier op de website dan wel het zetten van uw handtekening op het vragenformulier bij aanmelding. U stemt dan in met de Algemene Voorwaarden, dit Privacyreglement, het beroepsgeheim van onze medewerkers en de wettelijke regels over de omgang met uw gegevens. Tevens wordt hiermee uw toestemming gevraagd voor berichtgeving aan de huisarts of verwijzer.

Kinderen van gescheiden ouders
Regelmatig worden er in onze praktijk kinderen aangemeld van wie de ouders zijn gescheiden, of waarvan de ouders van plan zijn op korte termijn te gaan scheiden. Voor deze ouders is het belangrijk om op de hoogte te zijn van onderstaande informatie. Er zijn in de wet afspraken gemaakt over de privacy van kinderen en hun gescheiden ouders en over de mate waarin ouders het recht hebben om geïnformeerd te worden over de aanmelding van hun kind bij een hulpverlener. Wij handelen naar deze richtlijnen en afspraken in de wetgeving. Het belang van het kind staat bij ons altijd voorop.
Tot de leeftijd van 18 jaar hebben de ouders voor de wet het gezag over hun kind. In het jeugdrecht is het een goede gewoonte om het oordeel van een kind vanaf 12 jaar in belangrijke mate te laten meewegen.
Als er door de rechter een voorlopige voorziening is uitgesproken of beide ouders hebben na de scheiding het gezag over hun kind, dan moeten beide ouders toestemming geven voor aanmelding van het kind. Ook hebben dan beide ouders recht op informatie over de behandeling en inzage in rapportage en het dossier conform de bepalingen in het Privacyreglement.
Als er één ouder is die niet met het gezag is bekleed, hoeft er aan deze ouder geen toestemming worden gevraagd voor aanmelding. Deze ouder heeft ook geen recht op volledige inzage in het dossier. Wel heeft deze ouder recht op belangrijke informatie over het kind. De wet (BW, artikel 337B, boek1) stelt dat de ouder die het gezag heeft de andere ouder van belangrijke informatie moet voorzien. Als dit niet mogelijk is kan de behandelaar deze informatie zelf verstrekken, bijvoorbeeld aan de hand van een kort verslag. Wij zullen dit altijd doen met medeweten van de ouder die het gezag heeft.
In hoeverre een ouder betrokken wordt in onderzoek of behandeling van het kind is naar beoordeling van de behandelaar. Deze zal daarbij altijd het belang van het kind vooropstellen en uitgaan van inhoudelijke argumenten.
Neemt u bij vragen of onduidelijkheden contact op met uw behandelaar.

Nadere toelichting
Dit privacyreglement is gebaseerd op de Beroepscode voor Psychologen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). Voor meer uitgebreide informatie over de Beroepscode verwijzen wij u naar de internetpagina van het NIP, www.psynip.nl.

Overige bepalingen
Na akkoordverklaring en ontvangst door PEP-Wiersma wordt onder ‘schriftelijk’ mede verstaan de communicatie tussen partijen via e-mails, waarbij geen handtekeningen zijn vermeld. In dit verband zijn vermeldingen van partijen dat aan de inhoud van e-mails of daarbij gevoegde bijlagen geen rechten kunnen worden ontleend, of andere vermeldingen met een soortgelijke strekking, niet van toepassing.